Quando o assunto são documentos fiscais eletrônicos, um dos maiores desafios está na própria gestão desses itens. Isso porque, principalmente em organizações de grande porte, o volume de emissões ou notas destinadas pode ser realmente grande e complexo de gerenciar.
Mas, como você também deve saber, esse tipo de documento e gestão demanda um controle cuidadoso, atualizado e preciso para cumprir com todas as obrigações legais e evitar qualquer eventual problema com a Receita Federal e as demais autoridades fiscais.
Por exemplo: todo contribuinte é obrigado a encaminhar o XML dos documentos fiscais aos seus destinatários e armazená-los pelo prazo de 5 anos após a sua emissão para poder apresentá-los ao Fisco, caso seja solicitado.
E ainda, os documentos e informações fiscais são determinantes para a conclusão de diversas rotinas e operações internas, como controle de estoque, fluxo de caixa, escrituração fiscal/contábil, emissão dos documentos de transporte e muito mais.
Portanto, ter um sistema eficiente de monitoramento, gerenciamento e armazenamento de notas e documentos fiscais eletrônicos não é só importante, é fundamental para boa parte das empresas e empreendedores brasileiros.
E é justamente essa solução que o PlugStorage integra ao seu software e entrega para você e seus clientes. Ele é uma plataforma completa de gerenciamento de documentos fiscais eletrônicos, com recursos de armazenamento, consulta, download e distribuição.
Na prática, ela complementa seu ERP, otimiza a rotina de seus clientes e facilita o trabalho dos contadores. Tudo em uma única aplicação desenvolvida por especialistas e incrivelmente rápida e fácil de integrar – como veremos mais adiante!
A partir daí, a gestão de notas e documentos fiscais passará a ser automatizada e centralizada. Os DFes ficarão armazenados em servidores na nuvem, 100% em segurança e acessíveis durante o prazo exigido. Seus clientes estarão sempre prontos para uma visita do Fisco. E seus softwares se tornarão indispensáveis!
Quando dizemos que o PlugStorage é completo, é porque ele é mesmo. Ele contempla a rotina de gerenciamento tanto das notas emitidas pelo seu cliente quanto das notas emitidas contra o CNPJ dele.
E, dentro disso, é compatível com os seguintes modelos de documentos fiscais:
Notas emitidas
As notas emitidas vão direto para o armazenamento em nuvem e podem ser consultadas e baixadas de forma prática e a qualquer momento através da plataforma do PlugStorage.
Ou seja, é o fim das longas buscas por XMLs desaparecidos dos seus clientes e a garantia da segurança e eficiência que seus clientes merecem e precisam.
Sempre que eles quiserem ou precisarem prestar comprovações em uma auditoria, ou processo de fiscalização, toda a documentação estará ao alcance de alguns cliques!
Notas destinadas
Já as notas destinadas, em que o seu cliente é o destinatário ou um dos atores da nota (transportadora, por exemplo), também podem ser monitoradas e acessadas sem dificuldade por ele.
Afinal, elas são cruciais para a gestão financeira e diversas outras operações dentro da empresa e não dá para depender 100% do fornecedor para recebê-las. Com o PlugStorage, todas as notas destinadas são consultadas automaticamente e entregues por e-mail. Simples assim!
Organização traz sempre otimização e isso garante mais uma série de benefícios, seja qual for a situação. E não é diferente aqui, com a gestão de documentos fiscais.
Dá só uma olhada nas vantagens que o PlugStorage oferece para os seus usuários – e também para você, pois servem como recursos e argumentos de venda para o seu software:
Gerenciamento de Documentos Fiscais
O benefício mais óbvio e significativo é o do gerenciamento em si. Com o PlugStorage, a rotina fiscal é otimizada e automatizada, o que quer dizer muito menos burocracias e processos para o seu cliente dar conta.
Os documentos fiscais dele são armazenados e ficam seguros na nuvem por 5 anos (período obrigatório de guarda). Consegue imaginar como isso pode aumentar a satisfação sobre as suas entregas e tornar sua solução valiosa e competitiva no mercado?
Delivery Fiscal
Um dos processos obrigatórios da gestão fiscal é o envio das notas e documentos aos destinatários e demais envolvidos. Assim como a consulta e acompanhamento das notas destinadas.
O PlugStorage tem um recurso, que apelidamos de Delivery Fiscal, que automatiza exatamente essas rotinas. Com ele, seu cliente pode receber as notas destinadas a ele automaticamente e também distribuir o XML dos documentos emitidos por ele a todos os envolvidos: o destinatário, o contador, o transportador e os terceiros.
Ou seja, é o fim do envio manual e individual, para cada cliente e a cada venda. Com o Delivery Fiscal, a nota chega antes do produto!
Não, não é só o cliente da sua software house que vai se beneficiar pelo PlugStorage, o contador dele também! Isso porque não poderíamos deixar de fora essa figura tão importante para uma gestão fiscal de sucesso, não é mesmo?
Para cada cliente registrado na plataforma, você poderá configurar um contador. Ele terá acesso a uma versão exclusiva do PlugStorage, contendo todas as notas emitidas e recebidas pelo cliente.
Dessa forma, ele poderá fazer as escriturações contábeis sem precisar pedir informações para o seu cliente, em apenas alguns cliques e menos de 1 minuto. Além de ter acesso a outras facilidades como, por exemplo, receber o arquivo SPED finalizado!
O PlugStorage também é totalmente White Label, ou seja, a sua software house fica com todos os créditos dessa super aplicação. Afinal, o software base é seu e você já tomou a decisão mais importante: integrá-la à sua solução e oferecer todos os diferenciais e funcionalidades que ela possui ao seu cliente!
Na prática, você poderá ocultar a nossa marca, customizar e incluir o logo da sua software house em diversas telas e partes do PlugStorage: no login do cliente e do contador, na URL de acesso; no servidor de e-mail (SMTP) e nos templates de e-mails automáticos.
E, assim, você conseguirá demonstrar ainda mais profissionalismo e padronização no serviço, aumentando a confiança e o valor da sua marca, e fortalecendo-a na memória de quem tiver contato com a plataforma.
Sincronização e manifesto automático de notas fiscais
Muitas empresas gostariam de fazer a Manifestação do Destinatário, mas não o fazem por ser um processo burocrático. Se este é o caso do seu cliente, mais uma vez o PlugStorage pode ajudar e entregar valor para vocês dois.
Isso porque, como já falamos, ele conta com recurso de sincronização automática de notas destinadas ao CNPJ do usuário cadastrado e também permite automatizar a manifestação sobre elas.
O formato oficial dos documentos fiscais brasileiros é de um arquivo XML. Isso porque essa é uma linguagem leve, segura, compatível com diversos dispositivos e sistemas operacionais e, por tudo isso, ideal para a transmissão de dados.
No entanto, sua visualização e leitura se parecem mais com um código e não são amigáveis aos olhos e linguagens humanas. Para solucionar essa “comunicação” temos o DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.
Ele permite que clientes, contribuintes, terceiros e autoridades fiscais possam ler e interpretar as informações de uma nota e pode ter o formato de um documento impresso ou um arquivo PDF.
E o PlugStorage, além de automatizar o armazenamento e simplificar a consulta e acesso aos arquivos XML dos DFes, ele também permite a geração desse arquivo em PDF que representa os documentos ao contar com a ferramenta Report Builder integrada e pré-configurada.
Funcionalidades por API e Interface Web
O PlugStorage pode ser integrado e utilizado de duas formas diferentes: via API ou Interface Web. Em ambas, o processo é descomplicado e rápido, então é só escolher a mais cômoda para você e seus clientes! Explicamos elas em detalhes a partir da página 6.
Além disso, se você já utiliza a solução NFe TecnoSpeed ou outro componente fiscal do nosso catálogo, ela já vem com uma integração nativa do PlugStorage. Neste caso, é só configurar e começar a usar.
Suporte técnico especializado em Desenvolvedores
O PlugStorage pode ser integrado e utilizado de duas formas diferentes: via API ou Interface Web. Em ambas, o processo é descomplicado e rápido, então é só escolher a mais cômoda para você e seus clientes! Explicamos elas em detalhes a partir da página 6.
Além disso, se você já utiliza a solução NFe TecnoSpeed ou outro componente fiscal do nosso catálogo, ela já vem com uma integração nativa do PlugStorage. Neste caso, é só configurar e começar a usar.
Até agora já falamos sobre o que o PlugStorage é, faz e entrega. Mas, antes de levar essa solução para dentro dos seus softwares, também é importante que você entenda o que o PlugStorage não é e não faz.
A primeira coisa que você precisa saber é que o PlugStorage não tem como foco o envio de notas, mas, sim, a sincronização e armazenamento de documentos fiscais – apesar de contar com a funcionalidade de Delivery Fiscal já citada.
A segunda é que os PDFs das notas e documentos são todos gerados por nós, usando como base os XMLs de cada nota. Ou seja, o cliente não precisa buscar o XML para montar o próprio PDF, a menos que queira criar um modelo personalizado. Caso haja alguma informação inválida ou quebrada, o PlugStorage faz a correção e, além disso, se houver alterações no DANFE por parte do governos, a plataforma providencia a atualização, sem que o cliente precise fazer nada.
E a terceira e última é que o cadastro e acesso à interface, tanto para parceiros (software houses como a sua), clientes e contadores, são feitos a partir do e-mail e é possível cadastrar apenas um e-mail por conta.
Ok, e quais são os requisitos para utilizar o PlugStorage? O que você e seus clientes precisam providenciar para ser possível configurar e usufruir dessa ferramenta? A gente te conta agora mesmo!
Caso você queira integrar e usar o PlugStorage por API, vai precisar de uma linguagem que suporte requisições HTTPS, pois todo o envio de informações necessárias para a aplicação é feito a partir de uma requisição do tipo Post.
Fora isso, para buscar notas destinadas é preciso ter XMLs autorizados ou uma liberação na SEFAZ. Além disso, é obrigatório possuir e utilizar um certificado digital para autenticar essa consulta. No PlugStorage, o modelo aceito e que, portanto, o seu cliente deve adquirir é o A1.
Existem duas formas principais de integrar o PlugStorage: via API ou Interface Web, como já falamos anteriormente.
Em conjunto ou paralelo com elas, também é possível prosseguir com a integração via Sincronizador e via Componente.
Vamos conhecer o passo a passo da integração em cada um desses métodos?
Integração via API
Começando pela API, a integração se inicia com a instalação do Postman, uma ferramenta que permite realizar requisições de uma forma mais visível, o que vai facilitar a sua vida na hora de entender e aplicar as rotinas.
O Postman pode ser baixado e instalado como uma aplicação desktop ou adicionado como ma aplicação anexa ao navegador Google Chrome.
Depois de concluir a instalação e abrir o aplicativo, você irá importar a coleção de requisições. Para isso:
1- Clique no botão "Import", no canto esquerdo da barra superior;
2- Selecione a opção "Import From Link";
3- Cole o endereço “https://www.getpostman.com/collections/d7ffa0d99f1a8770fd95”;
4- E clique novamente no botão "Import".
O próximo passo é converter a requisição em código e isso é possível através de uma funcionalidade do Postman.
- Com a requisição aberta, basta clicar no botão "Code", no canto direito da tela (conforme a imagem acima).
- Será aberta uma janela com um trecho de código correspondente àquela requisição.
- Para alterar a linguagem, basta clicar na seta apontada para baixo, no canto superior esquerdo da janela, e selecionar a linguagem desejada.
- Por fim, é só integrar o código gerado ao código do seu sistema.
A integração via Interface Web (eDoc/Saas é bem simples. Basta acessá-la, clicar em configurações, acessar a aba “PlugStorage” e colocar os dados de usuário e senha do seu cliente e o seu token de integração.
Após isso, você pode acessar a aba “e-mail” e selecionar a opção de envio automático para o Nota Segura. Dessa forma, todas as notas que forem autorizadas a partir desse momento serão enviadas automaticamente para a plataforma e poderão ser gerenciadas pelo usuário.
O sincronizador é mais uma forma de levar o PlugStorage para o seu software e seus clientes. Ele é, basicamente, uma ferramenta desktop que, após configurada, irá monitorar as pastas selecionadas e enviar os XMLs dessas pastas para o PlugStorage.
Para baixar o nosso sincronizador, você deve:
1. Acessar o painel do parceiro na plataforma PlugStorage através da máquina do seu cliente;
2. Clicar na aba Instaladores;
3. Selecionar a versão mais recente do sincronizador;
4. E fazer o download.
Depois de baixar, você deve seguir com a instalação do sincronizador. Não tem segredo: basta iniciar o instalador como Administrador e avançar nas etapas de instalação.
A próxima etapa é configurar e ativar o sincronizador. Aqui, você vai precisar do usuário e senha de acesso do seu cliente; do seu token de integração; e do diretório que deseja monitorar.
O passo a passo é:
1. Acessar a área de configuração do Usuário (Usuários > Cadastrar usuário);
2. Digitar o token e o e-mail e a senha do cliente;
3. Selecionar o diretório que o sincronizador deve realizar o monitoramento;
4. Clicar em “Salvar” e “Ativar Monitoramento”.
Pronto! Após ativar o sincronizador, será possível acompanhar o processo dele através das mensagens exibidas, além de verificar eventuais erros de envio e reenviar esses arquivos.
Integrando via API ou Interface Web, você precisará cadastrar o cliente. Se a sua intenção
é utilizar o PlugStorage apenas como uma ferramenta de armazenamento das notas já enviadas pelo cliente, basta pegar o XML e fazer o upload usando o nosso Sincronizador instalado na máquina do cliente ou via API.
Agora, se o seu objetivo é usar o PlugStore para
a gestão de notas destinadas, é necessário ativar a configuração de busca de notas destinadas.
É nessa etapa que o Certificado Digital entra
e, depois dessa sincronização e autenticação,
a plataforma vai começar a buscar notas.
Desse ponto em diante, a rotina será apenas verificar as notas que estão sendo sincronizadas e solicitar PDF ou XML delas, conforme a demanda.
Porém, também, temos uma documentação completíssima à sua disposição para que você possa consultar, ir mais a fundo e tirar dúvidas sobre qualquer uma das etapas de integração, uso e customização da solução. São dezenas de tutoriais e guias elaborados por nossos especialistas e pensados para tornar sua experiência com o PlugStorage ainda mais descomplicada e positiva.
Dica: favorite a página para ter sempre à mão e acessar todas as vezes que precisar e quiser!
E depois de conhecer de perto as funcionalidades e benefícios do PlugStorage, que tal não perder mais um minuto e levar agora mesmo essa solução para dentro dos seus softwares?
Garantimos que ela será extremamente útil e valiosa para os seus clientes, prezada pelos contadores que os acompanham e lucrativa e vantajosa para a sua software house!
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